Classer, archiver et retrouver facilement ses documents


Titre

Classer, archiver et retrouver facilement ses documents

Numéro du module:

4

Auteurs:

Catherine Graf, Markus Sanz

Date:

déc.2002

Numéro de version:

1

Discipline ou domaine:

Toutes disciplines

Objectifs en termes de résultats d'apprentissages:

1. Être capable de déterminer le système le plus adéquat pour retrouver facilement ses documents
2. Être capable d'utiliser les outils des bases de données simples pour faciliter la récupération et le partage de ses documents

Dimensions:

F2

Public cible:

tous enseignants

Type de démarche pédagogique:

workshops avec apport théorique

Résumé:

Le cours a donc deux buts. D'abord il vise à donner aux participants une vue d'ensemble sur la problématique de l'organisation des documents en général et des leurs en particulier. Il vise là à faire prendre conscience de ce que les participants savent déjà à leur insu, à compléter l'information sur les questions du stockage, de l'accès et du partage des documents et à essayer, par la pratique, à mettre en oeuvre une stratégie.

Il vise ensuite à explorer les possibilités de quelques programmes dédiés à ces tâches.
Ce cours n'aborde les bases de données relationnelles et leur utilisation sur le net que sous forme d'info et de démo. Pour un cours d'introduction à PHP, ASP, etc, voir le catalogue des cours de formation continue.
La démarche proposée consiste en un cours d'un jour, type workshop, où on voit et discute quelques démos d'utilisation de bases de données et de catalogues, et où on développe quelque chose d'utilisable dans son contexte d'enseignant.
A l'issue du cours les participants sauront enregistrer des données dans une base de données, utiliser la fonction Fusion d'un traitement de texte, réaliser un catalogue contenant des fichiers avec mots-clés, retrouver des documents dans le catalogue et les exploiter pour un partage. Il sauront en outre comment fonctionne les bases de données relationnelles et comment elles sont utilisées sur le net.

Mots-clés:

bases de données, file and retrieve documents, portfolio,


Remarque: Ce scénario a été élaboré sur la base d'un fichier Excel qui a circulé entre les auteurs avant d'être mis en ligne.
Ceux qui seraient intéressés par ce scénarion tireront davantage profit de sa version Excel (qui contient des commentaires non disponibles ici.
Download Version excel [document à demander aux auteurs / Note de l'éditeur web / cl]


1. Précisions sur la démarche proposée

S’il est un problème qui revient toujours, c’est bien celui de retrouver ses fichiers dans la jungle des répertoires ou dossiers de son ordinateur ou des serveurs auxquels on a accès.
Le cas typique est celui d’un document dont on sait qu’il existe mais dont on ne sait plus ni comment il s’appelle, ni où il est classé.
Ou alors, on se retrouve dans un dossier avec quantité de fichiers ayant des noms apparentés et que rien ne permet de distinguer les uns des autres.
Un autre problème est celui de la sauvegarde de fichiers. On fait des copies, mais après, on ne sait plus où elles sont, ni sur quel support, ni si c’est bien la dernière version.
La question principale qui émerge est invariablement:

Y a-t-il moyen de mettre en place une politique, une stratégie qui permette de retrouver sans difficulté n’importe quel document ?

Le scénario proposé ici a pour but de répondre à cette question.

Nous avons imaginé un cours type Atelier qui permettrait aux participants de disposer d’une vision clarifiée de la problématique et de connaître - pour les avoir expérimentés - les principaux logiciels permettant de mettre en place la stratégie que l’on veut.
Le cours serait focalisé sur les fichiers accessibles directement (sur son ordinateur personnel ou sur un serveur). Il ne traiterait pas de la gestion de bases de données relationnelles, qui fait l’objet d’un cours spécifique. En revanche on y aborderait la question de la gestion d’informations à l’aide de bases de données simples (carnet d’adresses, listes de classes, fiches élèves), d'abord pour clarifier la problématique traitée, ensuite pour montrer en passant ce qu’on peut faire avec les outils bureautiques de base en matière de gestion et d’exploitation d’informations, enfin, et surtout, parce que la logique à l'oeuvre dans la gestion des bases de données sera celle à mettre en place pour gérer l'ensemble des fichiers.

C'est là l'idée de base du scénario proposé.

2. Scénario, première partie : LA CARTE DE LA PROBLEMATIQUE

L’objectif de la première partie du cours est de faire émerger les problèmes et de construire sur ces présentations une re-présentation globale qui permette une constuction de savoirs sans malentendus.
La carte représentée ci-dessous est celle produite dans le cadre de la mise en place du scénario. En situation réelle, elle serrait à créer avec les participants et pourrait prendre un aspect sensiblement différent.




3. Scénario, deuxième partie : Les bases de données simples

Il s’agit ici de faire rapidement le tour de la question des bases données, pour essentiellement en comprendre le principe d’organisation et le principe d’affichage des données demandées (car c’est sur ce principe qu’il s’agira d’organiser le catalogage des fichiers standards (textes, images, sons, feuilles de calcul, etc)

Notions à aborder : table, ligne, colonne, fiche, champ, recherche, fusion.

Logiciel proposé AppleWorks. (but anyone will do)...



4. Scénario, troisième partie : cataloguer des fichiers existants

Après la balade dans le monde des baswes de données et de leurs règles, l'idépe est de montrer que l’on peut appliquer la gestion des bases de données à des fichiers quelconques. C’est le principe du catalogage.
Notions à aborder : noms des fichiers, indexation, mots-clés, synchronisation des catalogues avec les originaux, exploitation des résultats de recherches

Logiciel proposé: Extensis Portfolio (but anyone will do)



5. Pratiquer

Le cours imaginé étant destiné à la formation d'adultes, la part la plus importante est réservée à de la pratique individualisée. L'après-midi du premier workshop lui est consacrée.
Nous avons imaginé que la formation pourrait s'arrêter après ce premier jour, pour que ceux qui ont peu de temps à disposition pour la formation continue puissent continuer seuls leur apprentissage. Pour eux, des documents et un CD-ROM avec logiciels démo et exemple de base pédagogique devraient être préparés.

Mais le scénario idéal serait que les participants puissent venir pour un second workshop une semaine plus tard, semaine durant lquelle ils auraient à faire un travail personnel qui servirait de base à l'activité du second workshop. Celui-ci serait entièrement consacré à la pratique et à l'exploration des utilisaions pédagogiques possibles.

6. Le rôle de l'élève dans la séquence imaginée

Le module de formation imaginé est avant tout destiné à pourvoir l'enseignant d'outils efficaces de gestion de ses propres documents. Mais ces outils peuvent très bien être utilisés dans le cadre du travail avec des élèves. Un exemple d'utilisation (F1) derait être développé dans l'hypothèse où le scénario viendrait à être réalisé.

(Un modèle a d'ailleurs été esquissé dans le cadre de l'élaboration de ce scénario et sera inclus, dans la mesure du possible, dans la version 2.)


Workshop 1

Durée
Libellé
Anim.
activité
variante
objectif
But

8h30-9h00

Accueil, admin, etc

tbdef.

Accueil avec diaporama d'images stockées sur un ordinateur. Puis clarification des objectifs de la journée.

Accueil avec stock de documents empilés sur une table (fouillis, chaos)

Que chaque participant ait pu s'exprimer sur ses attentes et sa perception de la problématique

Mettre les participants dans de bonnes dispositions et collecter les infos nécessaires à la différenciation pédagogique à mettre en place dans le coirs.

9h00-9h45

Pourquoi le chaos dans le classement de ses documents

bdef.

Lister les problèmes rencontrés par les participants et faire émerger les problématiques de fond et les relations de cause à effet.

Raconter une histoire et faire émerger les probl. sur cette base / Utiliser une liste d'items (problèmes) à cocher et analyser les résultats/

Que chacun ait contribué, sur la base de sa prtique, à établir le descriptif des problématiques.

Faire émerger les 3 types de problématiques fondamentales (filing, back-up, retrieving) et les liens entre elles.

09h45-10h15

pause

bdef.

bdef.

bdef.

bdef.

bdef.

10h15-12h00

Démos de solutions possibles

tbdef.

Reprendre les problématiques et montrer des solutions pratiques avec fiches explicatives d'accompagnement

idem mais en plusieurs groupes (implique des animateurs supplémentaires)

Que chacun ait pu se rendre compte des possibilités et soit au clair également sur les contraintes et les limites des solutions montrées.

Faire comprendre la nécessité d'une identification du contexte individuel et de l'adoption d'une stratégie de gestion.

12h00-13h30

pause

bdef.

bdef.

bdef.

bdef.

bdef.

13h30-15h00

Ateliers pratiques (Gestionnaires de base de donnée / Catalogues de fichiers / Logiciels de sauvegarde)

tbdef.

Expérimentation concrète avec logiciels et fichiers mis à disposition

Que les participants réalisent une base de données simple, un catalogue de fichiers indexés et une synchronisation de fichiers pour sauvegarde.

Ancrer les apprentissages par la pratique.

15h00-15h20

pause

bdef.

bdef.

bdef.

bdef.

bdef.

15h20-16h00

Ateliers pratiques (suite)

tbdef.

16h00-16h30

Récapitulation, synthèse et définition du travail personnel à faire

tbdef.

Table ronde pour synthèses et clarifications

Exploitation d'un listing préalable des questions soulevées durant la pratique

Que chacun ait rempli une fiche descriptive de ce qu'il fera comme travail personnel

Clarifier et recadrer l'ensemble des activités de la journée et le but du Workshop 2


Travail personnel

Consigne:Réaliser un catalogue de documents avec un système d'indexation et le graver sur un CD-R.

Workshop 2

Durée
Libellé
Anim.
activité
variante
objectif
But

08h30-09h00

Accueil

bdef.

discussion informelle sur les réalisations faites

bdef.

Que chacun se soit exprimé sur ce qu'il a fait (ou pas pu faire)

Se replonger dans le contexte

09h00-09h45

Présentation des réalisations

bdef.

Présentation de réalisations (CD) avec beamer

Que la plupart des catalogues aient pu être montrés

S'enrichir réciproquement en discutant les options

09h45-10h15

pause

bdef.

bdef.

bdef.

bdef.

bdef.

10h15-11h45

Exploitations pédagogiques possibles

bdef.

Brainstorming

Jeu des "Et si..."

lister le plus grand nombre possible d'exploitations des catalogues et bases

rendre conscient que l'exploitation pédagogique est bien plus grande que ce que l'on pourrait croire.

11h45-12h00

Préparation des activités de l'après-midi

bdbdef.ef.

Retour en plénière pour discussion et partage d'expérience

bdef.

Que chacun ait son plan d'activité pour l'après-midi et que les groupes soient constitués

Clarifier ce qui se fera (et avec qui et où)

12h00-13h30

pause

bdef.

bdef.

bdef.

bdef.

bdef.

13h30-15h00

Travaux pratiques

bdbdef.ef.

TP divers selon décisions du matin

bdbdef.ef.

Que chacun puisse faire l'activité de consolidation dont il a besoin

Consolider les acquis

15h00-15h20

pause

bdef.

bdef.

bdef.

bdef.

bdef.

15h20-16h15

Complément d'info sur Back-up

bdbdef.ef.

Sauvegarde et échanges

bdef.

Que chacun soit au clair sur la question de la suavegarde et de la synchronisation

Rappeler l'importance de la question

16h15-16h30

Synthèse et bilan

bdef.

Tour de table Questions-Réponses

Questionnaire d'évaluation

Que chacun se soit exprimé sur la formation

Faire prendre conscience du chemin parcouru, des possibilités nouvelles et récapitulation des règles fondamentales


6. Liste des documents à distribuer

• Classer, archiver et retrouver facilement ses documents (document de couverture du Workshop)
• Premiers pas avec FileMaker
• PPremiers pas avec AppleWorks module Base de données
• Premiers pas avec Portfolio [document à demander aux auteurs / Note de l'édition web]
• CD-ROM avec logiciels version démo pour travail personnel de prép. pour Workshop 2

7. Sites traitant de la question

http://www.cdc-zantaz.com/archivage/service/restituer.htm
U
n site commercial, mais qui clarifie pas mal d'aspects de la question

http://www.epi.asso.fr/revue/103/ba3p183.htm
La solution imaginée par un prof sur une base de documents Word

http://www.vanho.com/articles/1012.htm
Quelques conseils utiles et des infos sur des sharewares

http://www.ibilce.unesp.br/courseware/win95/leconswi/win9508.htm
Ce site explique les fichiers, dossiers et l'organisation de l'information du PC et des disques.

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