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remarques, réflexions : Christian Oïhénart

 

Gestion des contacts

Gestion de son carnet d'adresses

Vous avez la possibilité de vous constituer une liste de contacts et d'entrer des informations comme leurs numéros de téléphone, leur adresse, leur adresse e-mail, leurs pages Web, etc. Un clic dans la barre Outlook sur "Contacts" permet d'afficher la liste des contacts. Vous pouvez alors les trier selon différents critères, les effacer, en créer de nouveaux.

En cliquant sur le bouton "Créer un nouveau contact", vous avez une nouvelle fenêtre qui s'ouvre avec sa barre d'outils et des champs à compléter. Il est important, après avoir rempli les champs souhaités, de sauvegarder le contact.

 

Mais ce dossier Contacts n'est vraiment utile que si vous saisissez des informations complètes sur le contact et que vous utilisiez toutes ses possibilités (par exemple la création d'un demande de réunion à partir d'un contact).

J'ai trouvé une manière détournée de l'utiliser, à savoir créer une liste de diffusion. Il est très simple d'envoyer un message à une ou deux personnes en tapant simplement les noms séparés par des ;, mais Web Access ne permet pas de créer de listes de diffusion, de faire des groupes de destinataires. L'astuce consiste à créer un contact fictif nommé par exemple "groupe_biologie" et à entrer dans le champ de l'adresse électronique les e-mail des personnes de la liste. Seule contrainte, le champ est limité en nombre de caractères, soit environ 250 caractères.

 

Recherche de noms

Vous êtes à la recherche d'une adresse électronique, alors un clic dans la barre Outlook sur "Recherche de noms" affiche une fenêtre contenant plusieurs champs. Tapez les informations dont vous disposez et cliquez sur Rechercher. Si la messagerie trouve plusieurs contacts correspondant à vos données, ils seront affichés et vous n'aurez plus qu'à choisir le bon correspondant.

 

Options

Un clic dans la barre Outlook sur "Options" permet d'ouvrir le gestionnaire d'absences. Celui-ci vous permet simplement d'avertir vos correspondants d'une absence et de renvoyer éventuellement un message si le champ texte est rempli (ceci n'étant valable que pour la messagerie de l'État de Genève, fonctionnant sous Microsoft Exchange Server). Les messages reçus sont néanmoins stockés dans votre boîte de réception.